Impfmanagement in der Arztpraxis: Zuständigkeiten und Delegation
Organisation, Strukturen und Zuständigkeiten für ein effizientes Impfmanagement in der Arztpraxis.
Ein strukturiertes Impfmanagement entlastet Praxisteams, verbessert Arbeitsabläufe und unterstützt die Umsetzung von Impfempfehlungen. Erfahren Sie, wie Zuständigkeiten klar definiert, Aufgaben sinnvoll delegiert und Prozesse effizient gestaltet werden können.
Warum ein strukturiertes Impfmanagement wichtig ist
Die Anforderungen an impfende Praxisteams steigen stetig. Impfempfehlungen werden regelmäßig aktualisiert, neue Impfstoffe werden entwickelt, Ausbruchsgeschehen sind dynamisch. Gleichzeitig sind die zeitlichen und personellen Ressourcen in Praxis, insbesondere in der Infektsaison, oft begrenzt.
Ohne klare Zuständigkeiten werden Impfpasskontrollen häufig vergessen und Impflücken nicht erkannt. Ein strukturiertes Impfmanagement schafft hier Abhilfe: Durch definierte Prozesse und die Delegation gewisser Aufgaben an qualifiziertes Personal lassen sich Impfungen systematisch in den Praxisalltag integrieren, Impfquoten steigern und damit die Sicherheit von Patient*innen stärken.
Impfmanagement als Prozess
Viele Impflücken bleiben bestehen, weil der Impfstatus nicht regelmäßig überprüft wird. Daher sollte jeder Kontakt mit Patient*innen als Gelegenheit genutzt werden, den Impfausweis einzusehen und den bestehenden Impfschutz zu überprüfen. Dies gilt nicht nur für Vorsorgeuntersuchungen, sondern beispielsweise auch bei Erstvorstellungen, akuten Erkrankungen, Reiseberatungen oder vor dem Eintritt in bestimmte Bildungseinrichtungen oder Berufe.
Wichtig dabei zu wissen: Die meisten Impfungen können heute in jeder Arztpraxis durchgeführt werden. Nur wenige Sonderfälle, wie die Gelbfieber-Impfung, bilden eine Ausnahme. So darf eine Kinderärztin beispielsweise auch die Großmutter impfen, die das Kind zur U-Untersuchung begleitet.
Ein strukturierter Prozess in der Praxis könnte so aussehen:
Abbildung 1: Prozessschritte eines gelungenen Impfmanagements
Ein wirksames Impfmanagement endet nicht mit der Dokumentation einer Impfung. Ebenso wichtig ist die Erinnerung an Folgetermine und Auffrischimpfungen. Recall-Systeme per Brief, E-Mail oder Telefon können das Praxisteam dabei unterstützen, Patient*innen rechtzeitig auf anstehende Impfungen hinzuweisen und Impfquoten zu verbessern. Hier ist eine entsprechende Einwilligung der Patient*innen Voraussetzung.
Praxistipp:
- Impfpass bereits bei der Terminvereinbarung anfordern
- Erinnerung auf Terminzetteln platzieren
- Impfstatus als festen Bestandteil der Anmeldung etablieren
Was bedeutet Delegation?
Delegation ist die Übertragung ausgewählter Aufgaben an qualifizierte Mitarbeitende. Die Verantwortung für die medizinische Entscheidung verbleibt jedoch bei der Ärztin bzw. dem Arzt.
Welche Aufgaben des Impfmanagements können delegiert werden?
Eine einzelne Person kann das Impfmanagement einer Praxis nicht allein tragen. Erfolgreiche Impfprogramme basieren auf einer klar geregelten Zusammenarbeit. Bei vielen ärztlichen Aufgaben des Impfmanagements kann das Praxispersonal unterstützen und Aufgaben übernehmen.
Grundlage dafür ist ein Abschluss als Medizinische*r Fachangestellte*r (MFA) oder eine vergleichbare Ausbildung. Die Ärztin oder der Arzt muss sich vorab über die entsprechenden Kenntnisse des Personals vergewissern und dieses in die Tätigkeiten einweisen. Regelmäßige Fortbildungen helfen dabei, Impfempfehlungen, organisatorische Prozesse und Kommunikationsstrategien auf dem aktuellen Stand zu halten. Dies kann die Sicherheit im Praxisalltag erhöhen und die Qualität der Impfberatung unterstützen.
Die Durchführung der delegierten Tätigkeiten sollte ärztlich überwacht werden, auch bei Hausbesuchen.
| An MFA delegierbare Aufgaben | Aufgabe von Arzt/Ärztin (nicht delegierbar) |
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| An MFA delegierbare Aufgaben | Aufgabe von Arzt/Ärztin (nicht delegierbar) |
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Besonders erfolgreich sind Impfmanagement-Systeme, wenn einzelne Mitarbeitende ausdrücklich mit konkreten Aufgaben betraut werden. Dadurch entstehen klare Zuständigkeiten und Abläufe werden transparenter. Neben einer verantwortlichen Person sollte idealerweise auch eine Stellvertretung benannt werden, um die Kontinuität der Prozesse sicherzustellen.
Mögliche Aufgaben einer impfbeauftragten Person:
- Bestandskontrolle
- Verfallsüberprüfung (z. B. monatlich)
- Bestellung von Impfstoffen
- Schulung der Mitarbeitenden
- Monitoring der Abläufe
- Praktisches Impfmanagement
Für diverse organisatorische Prozesse und deren Dokumentation bieten sich Praxisverwaltungssysteme und entsprechende Impfmodule an. Zu guter Letzt gehört zu einem erfolgreichen Impfmanagement in der Praxis auch ein effizientes Notfallmanagement, in welches das gesamte Praxispersonal eingewiesen ist.
Referenzen
1. Vereinbarung über die Delegation ärztlicher Leistungen an nichtärztliches Personal in der ambulanten vertragsärztlichen Versorgung gemäß § 28 Abs. 1 S. 3 SGB V vom 1. Oktober 2013, in der Fassung vom 1. Januar 2015 (Anlage 24, zum Dokument)
2. Epid Bull 2026;4:1-79 | DOI 10.25646/13636.2
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