Impfmanagement in der Apotheke: Zuständigkeiten und Delegation

Abbildung 1: Prozessschritte eines gelungenen Impfmanagements

Für einen strukturierten Impfprozess sollten Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erstellt und im Apothekenteam etabliert werden. Sie sollen die einzelnen Prozessschritte nachvollziehbar beschreiben und die Verantwortlichkeiten eindeutig festlegen. Dadurch helfen sie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender und unterstützen zugleich die Sicherstellung gleichbleibender Qualitätsstandards.

Welche Patientinnen und Patienten spreche ich an?

Ein wirksames Impfmanagement beginnt bereits mit der Ansprache der Patientinnen und Patienten hinsichtlich ihres Impfstatus. Dabei kann prinzipiell jeder Kontakt mit volljährigen Personen genutzt werden, um auf bestehende Impfangebote aufmerksam zu machen oder auf ausstehende Auffrischungsimpfungen hinzuweisen. Überlegen Sie sich im Team, welche Patientinnen und Patienten Sie ansprechen bzw. welche Situationen Sie für die aktive Ansprache von Impfungen nutzen möchten.

Besonders geeignet sind Situationen wie:

• Abgabe von Dauermedikationen, die Hinweise auf mögliche Impfindikationen geben, z. B. auf impfrelevante Grunderkrankungen
• Saisonale Impfkampagnen, z. B. zur Influenza- oder RSV-Saison
• Beratungsanfragen, die auf einen Impfbedarf hinweisen, z. B. Anfragen zu einer „Reiseapotheke“ für eine geplante Reise

Gerade saisonale Anlässe wie die Erkältungszeit im Herbst bieten Möglichkeiten, impfpräventive Maßnahmen aktiv anzusprechen oder entsprechende Impfkampagnen – beispielsweise unterstützt durch Flyer und Poster – zu starten. 

Benennung einer impfverantwortlichen Person

Für ein effizienten und sicheren Impfprozess empfiehlt es sich, innerhalb des Teams klar definierte Zuständigkeiten zu etablieren. Besonders hilfreich kann es sein, eine impfverantwortliche Person sowie eine Vertretung zu benennen, die organisatorische Aufgaben koordinieren und als zentrale Ansprechperson fungieren. Basierend auf den Empfehlungen des RKI und den Anforderungen für impfende Apotheken können dazu unter anderem folgende Aufgaben gehören:

• Organisation und Koordination der Impfangebote
• Durchführung der Impf- und Leistungsdokumentation sowie erforderlicher Meldeprozesse
• Sicherstellung der fachgerechten Lagerung und Temperaturüberwachung
• Überwachung von Lagerbeständen (Verfallskontrolle, Bestellung, …)
• Schulung und Einweisung des Apothekenteams
• Überprüfung von Routine- und Notfallabläufen
• Betreuung von Recall- und Terminsystemen 

Eine solche Aufgabenverteilung schafft Transparenz und Verlässlichkeit im Team und unterstützt die sichere Durchführung der Impfprozesse. Gleichzeitig fügt sie sich in das Qualitätsmanagementsystem der Apotheke ein.

Qualifikation und Delegation

Die Durchführung von Schutzimpfungen in öffentlichen Apotheken setzt eine entsprechende ärztliche Schulung voraus. Apothekerinnen und Apotheker dürfen seit 2026 alle Schutzimpfungen mit Nicht-Lebendimpfstoffen bei erwachsenen Personen durchführen, sofern sie die gesetzlich vorgesehenen Schulungen gemäß Mustercurriculum erfolgreich absolviert haben. Die Schulung umfasst insbesondere Kenntnisse zur Aufklärung, Anamnese, Impfberatung, Einwilligung, zum Umgang mit Kontraindikationen sowie zu Notfallmaßnahmen bei akuten Impfreaktionen. 

Darüber hinaus können ärztlich geschulte pharmazeutisch-technische Assistentinnen und Assistenten (PTA), Pharmazieingenieure und -ingenieurinnen sowie Pharmazeutinnen und Pharmazeuten im Praktikum (PhiP) unter Aufsicht die Verabreichung des Impfstoffs übernehmen. Nicht delegierbar bleiben jedoch die Aufklärung, die Anamnese, die Einholung der Einwilligung sowie die Impfdokumentation. Diese Aufgaben liegen weiterhin in der Verantwortung der Apothekerin bzw. des Apothekers. 

Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen tragen dazu bei, die fachliche Kompetenz des gesamten Teams aufrecht zu erhalten und die Qualität des Impfangebots langfristig zu sichern.

* an entsprechend geschultes Personal

** Aufgabe von Apotheker/Apothekerin 

Termin- und Recall-Management gezielt nutzen

Gerade beim Thema Impfen in Apotheken hilft auch eine strukturierte Terminplanung. Sie ermöglicht eine bedarfsgerechte Planung von Personal, Räumlichkeiten und Impfstoffbeständen und kann dazu beitragen, unnötigen Verwurf zu vermeiden. Die Verfügbarkeit der benötigten Impfstoffe sollte zudem regelmäßig geprüft werden, um mögliche Lieferengpässe frühzeitig zu erkennen und bei der Planung berücksichtigen zu können. Patientinnen und Patienten führen ihren Impfausweis derzeit bei Besuchen in der Apotheke meist nicht mit sich. Folglich kann in vielen Beratungssituationen nur auf empfohlene Impfungen hingewiesen werden, die tatsächliche Indikationsstellung kann jedoch erst erfolgen, wenn der Impfausweis zu einem vereinbarten Termin mitgebracht wird.

Darüber hinaus können Erinnerungs- und Recall-Systeme dazu beitragen, impfwillige Personen rechtzeitig an notwendige Folge- oder Auffrischungsimpfungen zu erinnern. Dies kann schriftlich, telefonisch oder elektronisch erfolgen, sofern die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Hinweise auf erforderliche Folgeimpfungen sollten bereits Bestandteil der Impfaufklärung und -dokumentation sein.

Dokumentation und Meldepflichten zuverlässig erfüllen

Nach erfolgter Impfung ist eine vollständige Dokumentation verpflichtend. Jede Impfung muss unverzüglich im Impfausweis, der elektronischen Patientenakte (ePA) oder in einer Impfbescheinigung dokumentiert werden. Darüber hinaus sind Anamnese, Aufklärung, Einwilligung und Impfdokumentation für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. 

Zusätzlich sind die erforderlichen Daten zu den durchgeführten Schutzimpfungen an das RKI zu übermitteln. Für Verdachtsfälle von Impfkomplikationen oder unerwünschten Arzneimittelwirkungen gelten darüber hinaus entsprechende Meldepflichten. Die hierfür erforderlichen Dokumentations- und Meldeprozesse sollten daher fest in die organisatorischen Abläufe der Apotheke integriert werden.

Zu guter Letzt gehört zu einem sicheren Impfmanagement in der Apotheke auch ein strukturiertes Notfallmanagement. Das gesamte Apothekenpersonal sollte mit den festgelegten Notfallabläufen vertraut und entsprechend eingewiesen sein.